Tout savoir sur l’état des lieux d’un bail commercial

Pourquoi l’état des lieux est devenu obligatoire

L’état des lieux d’un bail commercial n’était pas systématiquement exigé par le passé.

Mais depuis l’entrée en vigueur de la loi Pinel du 18 juin 2014, il est devenu une obligation légale, à la fois à l’entrée et à la sortie des lieux, afin de protéger équitablement bailleur et locataire.

Dans le cadre d’un bail commercial 3-6-9, cette obligation est une étape essentielle, encadrée par l’article L.145-40-1 du Code de commerce.

La loi Pinel et la sécurisation des rapports bailleur-locataire

Avant cette réforme, un bailleur pouvait se prévaloir de la présomption de bon état des locaux loués, même en l’absence de document.

Ce flou juridique favorisait les litiges en fin de bail, notamment lors de la restitution du dépôt de garantie ou en cas de réparations contestées.

Désormais, l’article L.145-40-1 du Code de commerce impose un état des lieux :

• à la prise de possession des lieux (entrée),
  
  

• à la restitution des clés (sortie),
  
  

• mais aussi en cas de cession du bail ou de transfert du fonds de commerce.

📘 Cette obligation vise à documenter précisément l’état initial et final des locaux, et à éviter les abus de part et d’autre.

Éviter les litiges liés à l’usure ou aux dégradations

Prenons le cas de Nicolas, bailleur à Nantes, qui loue un local à une chaîne de restauration rapide. Sans état des lieux de sortie, il peine à prouver que la hotte aspirante a été endommagée par le locataire.

Résultat : impossibilité de retenir les frais de réparation sur le dépôt de garantie.

À l’inverse, pour le locataire, ce document est une protection contre les réclamations abusives du bailleur concernant de prétendues dégradations.

👉 Sans état des lieux, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre. Avec lui, tout est factuel, daté, signé.

Quand et comment réaliser un état des lieux

L’état des lieux d’un bail commercial n’est pas seulement un formulaire à remplir : c’est une procédure rigoureuse, encadrée par la loi, qui doit être réalisée à des moments précis du contrat de location et selon des règles bien définies.

Pour bien le préparer, une bonne rédaction d’un bail commercial doit prévoir clairement cette étape dès la négociation initiale.

Signature du bail, sortie, cession : les moments clés

L’état des lieux est obligatoire dans les situations suivantes :

• À l’entrée dans les locaux : lors de la remise des clés, avant tout aménagement.
  
  

• À la sortie : au moment de la restitution des locaux, une fois toutes les affaires retirées.
  
  

• Lors d’une cession de bail : que ce soit une cession de droit au bail ou du fonds de commerce.
  
  

• En cas de changement de locataire ou de sous-location autorisée.

💡 Le défaut d’un état des lieux à l’un de ces moments expose les deux parties à des litiges difficiles à trancher, faute de preuves précises.

État des lieux contradictoire : définition et cadre légal

La loi impose que l’état des lieux soit réalisé de manière contradictoire, c’est-à-dire :

• En présence du bailleur et du locataire, ou
  
  

• Par leurs mandataires respectifs (avocat, gestionnaire, huissier).

En cas de désaccord, il est recommandé de faire intervenir un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Ce professionnel établira un constat neutre, reconnu devant les juridictions commerciales.

📘 Un état des lieux contradictoire, signé par les deux parties, fait foi jusqu’à preuve du contraire. C’est un gage de sécurité pour tous.

Prenons l’exemple de Sophie, commerçante à Bordeaux : à son entrée, elle fait appel à un professionnel pour documenter l’humidité dans la réserve.

Trois ans plus tard, elle évite de payer pour une infiltration ancienne, grâce à la précision de l’état des lieux initial.

Que doit contenir un état des lieux conforme ?

Un état des lieux d’un bail commercial n’a de valeur que s’il est complet, précis et incontestable. Il doit permettre de comparer objectivement l’état du local à l’entrée et à la sortie.

Ce document, bien souvent négligé, devient un véritable outil de protection juridique, tant pour le bailleur que pour le locataire.

Liste des éléments à inspecter (avec exemples concrets)

Voici les éléments que l’on retrouve systématiquement dans un état des lieux rigoureux :

• Les sols : nature du revêtement, état, taches, fissures (ex : carrelage rayé, moquette usée).
  
  

• Les murs et plafonds : traces d’humidité, trous, fissures, peinture (ex : peinture écaillée dans la réserve).
  
  

• Les menuiseries : fenêtres, portes, volets (ex : porte arrière avec fermeture difficile).
  
  

• Les installations électriques : interrupteurs, prises, éclairage, tableau (ex : néons cassés dans l’arrière-boutique).
  
  

• La plomberie et sanitaires : robinetterie, évacuations, fuites éventuelles.
  
  

• Le système de chauffage/climatisation : état de fonctionnement, entretien visible.
  
  

• Les équipements spécifiques : rideaux métalliques, vitrines, mobilier fixé.

📘 Un inventaire d’équipements loués avec le local (cuisine, extracteur, alarme…) peut être annexé pour éviter toute confusion.

Pour aller plus loin, vérifiez également si une annexe obligatoire d’un bail commercial doit être ajoutée à votre contrat.

Forme écrite, photos, signatures : les indispensables

L’état des lieux doit :

• être rédigé par écrit, de façon lisible et détaillée,
  
  

• mentionner la date, les noms et qualités des signataires,
  
  

• être signé par les deux parties ou leurs mandataires,
  
  

• idéalement comporter des photos datées, jointes au document et signées également.

Prenons l’exemple de Laurent, gestionnaire pour un family office : il exige systématiquement des états des lieux avec photographies et plan de surface annoté.

Cette méthode a permis de prouver l’usure normale d’un parquet rayé et d’éviter un conflit de 4 000 €.

👉 Ce niveau de détail, bien que chronophage, élimine toute interprétation subjective en fin de bail.

Que se passe-t-il en cas d’absence d’état des lieux ?

Omettre l’état des lieux d’un bail commercial peut sembler anodin… jusqu’au jour où un litige surgit. L’absence de ce document entraîne un véritable déséquilibre juridique, souvent au détriment du bailleur, et parfois au désavantage du locataire.

Voici pourquoi il est risqué de signer ou de rompre un bail sans lui.

Les conséquences pour le bailleur

En cas d'absence d’état des lieux à l’entrée, le bailleur perd la présomption de bon état des locaux.

Il devra prouver que les dégradations ou l’usure sont dues à la négligence du locataire, ce qui est quasiment impossible sans preuve écrite.

Exemple : Marc, propriétaire d’un local à Marseille, découvre des infiltrations murales après le départ de son locataire.

Sans état des lieux d’entrée, il est dans l’incapacité de démontrer que le problème n’existait pas avant. Résultat : les travaux restent à sa charge.

📘 Le Code civil (article 1731) et le Code de commerce sont très clairs : sans état des lieux, le bailleur doit apporter la preuve d’un mauvais usage des lieux. Un fardeau juridique lourd.

Les conséquences pour le locataire

À l’inverse, sans état des lieux de sortie, le locataire risque de voir son dépôt de garantie retenu partiellement ou en totalité, au prétexte de dégradations non documentées.

Prenons le cas de Julie, gérante d’un institut de beauté : son bailleur lui reproche une peinture tachée et une serrure endommagée.

Elle n’a pas fait d’état des lieux de sortie… et n’a aucun élément pour contester la retenue de 2 000 € sur son dépôt.

👉 Dans tous les cas, l’absence d’état des lieux génère de la méfiance, des conflits, et des coûts juridiques évitables.

Astuces pour un état des lieux précis et incontestable

Un état des lieux d’un bail commercial efficace ne laisse aucune place à l’interprétation.

Pour garantir sa valeur juridique et éviter toute contestation future, voici les meilleures pratiques issues du terrain, faciles à mettre en œuvre pour tous.

Modèles, check-list et recours à un professionnel

• Utiliser un modèle structuré : commencez avec une trame claire incluant chaque pièce, ses installations et un espace pour les observations.
  
  

• Préparer une check-list exhaustive : mentionnez tous les points à vérifier, des sols au plafond, sans oublier les équipements techniques (alarme, ventilation, enseigne…).
  
  

• Recourir à un professionnel en cas de doute : huissier de justice ou diagnostiqueur immobilier.

📘 Un professionnel coûte entre 300 et 600 €, mais peut vous éviter des litiges à plusieurs milliers d’euros.

Pour une meilleure protection, il peut être utile de connaître la différence entre bail commercial et bail professionnel, notamment pour les obligations juridiques liées à l’état des lieux.

Exemples de bonnes pratiques issues du terrain

Laurent, gestionnaire à Paris, fait systématiquement annexer des photos horodatées avec chaque état des lieux. Lors d’un départ litigieux, ces photos ont permis de prouver que des vitres rayées l’étaient déjà à l’entrée.

Sophie, commerçante à Bordeaux, a opté pour un constat d’huissier pour son état des lieux de sortie.

Grâce à ce document indiscutable, elle a récupéré l’intégralité de son dépôt de garantie malgré les tentatives de retenue de son bailleur.

👉 Clé du succès : anticiper, documenter, et toujours faire signer chaque page par les deux parties.

Conclusion

L’état des lieux d’un bail commercial est bien plus qu’un simple document administratif. Depuis la loi Pinel, il s’impose comme une garantie essentielle pour prévenir les litiges, protéger le patrimoine du bailleur et les droits du locataire.

Oublier ou négliger cet acte peut coûter cher, financièrement et juridiquement.

En résumé, un état des lieux réussi repose sur :

• une réalisation contradictoire et rigoureuse,
  
  

• un contenu précis et illustré,
  
  

• et des signatures claires des deux parties à chaque étape clé du bail.

Que vous soyez sur le point de signer un nouveau contrat ou de restituer un local, n’attendez pas qu’un différend éclate. Faites de l’état des lieux d’un bail commercial un réflexe professionnel, clair et sécurisé. 📘